Documentos
Extracción automática de datos de facturas, albaranes y PDFs
Cada día llegan documentos en formatos distintos: PDF, Excel, fotos o el propio cuerpo de un correo. Leerlos y teclear sus datos es trabajo que un sistema ya hace bien, y que además puede avisarte cuando algo no cuadra.
Qué documentos procesamos
Facturas de proveedor
Proveedor, CIF, fechas, bases, IVA y totales, listos para contabilizar o importar.
Albaranes
Líneas, cantidades y referencias, y el cruce con el pedido que corresponde.
Pedidos de clientes
Estén en el cuerpo del correo, en un PDF o en un Excel con el formato de cada cliente.
Documentos escaneados y fotos
Tickets, partes firmados o documentos en papel fotografiados con el móvil.
Contratos y pólizas
Partes, fechas clave, importes y vencimientos, para avisar a tiempo.
Un ejemplo real
Pedidos, albaranes y facturas de un mayorista, registrados solos
Para un mayorista hortofrutícola hemos diseñado un sistema que vigila su buzón de pedidos y distingue qué es cada correo: un pedido de un cliente, un albarán de un proveedor, una factura o publicidad. De cada documento extrae los datos —estén en el cuerpo del correo, en un PDF o en un Excel con el formato de cada cliente— y los registra en su programa de gestión.
Antes de registrar nada, comprueba: que el cliente existe, que los artículos cuadran con su catálogo y que cada albarán coincide con su pedido. Lo que no está claro, como una factura escrita a mano y fotografiada, no se registra solo: queda pendiente para que lo revise una persona.
Leer no basta: hay que comprobar
Sacar datos de un documento es la mitad del trabajo. La otra mitad es asegurarse de que son correctos antes de que entren en tu programa:
- Que el CIF y el proveedor o cliente existen en tu programa.
- Que las bases, el IVA y el total suman lo que dicen.
- Que el albarán coincide con su pedido y la factura con sus albaranes.
- Que el documento no se ha registrado ya (duplicados).
Lo que pasa las comprobaciones se registra solo. Lo que no, queda en una bandeja de revisión con el motivo, para que una persona decida.
Cómo trabajamos
Del diagnóstico a producción
Diagnóstico
Analizamos cómo trabajáis hoy y detectamos dónde se pierde el tiempo. Si no compensa automatizar, te lo decimos.
Diseño de la solución
Definimos qué construir, con qué tecnología y qué resultado esperar. Alcance y presupuesto por escrito.
Desarrollo e integración
Construimos la solución y la conectamos con tus herramientas. Entregas desde la primera semana.
Producción y mejora
Pruebas con casos reales, puesta en marcha, seguimiento y mejora continua.
Tecnología
- Claude
- OpenAI
- Python
- Node.js
- Correo (Outlook, Gmail)
- APIs de tu programa de gestión
Del blog
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Preguntas frecuentes
Lo que suelen preguntarnos
¿Funciona con facturas escaneadas o fotografiadas?
Sí, aunque con menos fiabilidad que con un PDF digital. Por eso esos casos pasan por las comprobaciones y, si algo no está claro, van a revisión en lugar de registrarse solos.
¿Qué pasa si el sistema se equivoca?
Las comprobaciones cruzadas (totales, CIF, pedido y albarán, duplicados) detectan la mayoría de errores antes de registrar nada. Lo dudoso lo decide siempre una persona.
¿Se usan mis documentos para entrenar la IA?
Usamos las versiones de empresa (API) de los modelos, cuyos proveedores no usan esos datos para entrenar por defecto. Aun así, te explicamos qué datos salen de tus sistemas y te lo dejamos por escrito.
¿Tengo que cambiar de programa de gestión?
No. Los datos se registran en el programa que ya usas, por su API o por importación de ficheros.
¿Mis clientes o proveedores tienen que cambiar cómo me envían los documentos?
No. Esa es la idea: el sistema se adapta a los formatos de cada uno, no al revés.
Contacto
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