Verifactu y software a medida: qué tiene que cumplir tu programa

Verifactu es el nombre con el que se conocen los requisitos que deben cumplir los programas de facturación en España: el Reglamento aprobado por el Real Decreto 1007/2023 y su desarrollo técnico, la Orden HAC/1177/2024. Con las fechas vigentes, las empresas que tributan por el Impuesto sobre Sociedades deben tener su sistema adaptado antes del 1 de enero de 2027, y el resto de obligados, autónomos incluidos, antes del 1 de julio de 2027, tras el aplazamiento del Real Decreto-ley 15/2025.

Si tu empresa factura con un programa hecho a medida, no hay excepción por ser propio. Debe generar un registro por cada factura, encadenado con una huella, poner un código QR en la factura y ser capaz de enviar los registros a la Agencia Tributaria. Y alguien tiene que firmar la declaración responsable que certifica que cumple: el productor del software. Si lo desarrolló tu propia empresa, el productor eres tú.

Qué es Verifactu y de dónde sale

Todo arranca con la Ley 11/2021, conocida como Ley Antifraude, que añadió a la Ley General Tributaria el artículo 29.2.j): los programas de contabilidad, facturación o gestión deben garantizar «la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros». Dicho en corto: que no se pueda borrar ni retocar una factura sin dejar rastro.

El Real Decreto 1007/2023 concreta esa obligación para los programas de facturación, y la Orden HAC/1177/2024 fija las especificaciones técnicas. «VERI*FACTU», en sentido estricto, es una de las dos formas de cumplir:

• Modo VERI*FACTU: el programa envía a la AEAT cada registro de facturación en el momento en que lo genera.
• Modo no VERI*FACTU: el programa conserva los registros, los firma electrónicamente, lleva un registro de eventos y los entrega a Hacienda si se los requiere.

Dos confusiones habituales. No es una homologación: la AEAT aclara que no hay certificación externa ni registro previo del programa, sino una autocertificación del productor. Y no es la factura electrónica obligatoria entre empresas, otra obligación con su propio calendario (Real Decreto 238/2026) cuyos plazos aún no han empezado a contar. Verifactu regula las facturas que emites; para las que recibes, te interesa más cómo automatizar facturas de proveedores y albaranes.

Cuándo es obligatorio Verifactu: fechas vigentes

El calendario se ha movido dos veces. Estas son las fechas límite que ha fijado cada norma:

El Congreso convalidó el Real Decreto-ley 15/2025 en diciembre de 2025 (resolución de 11 de diciembre publicada en el BOE) y, a 25 de septiembre de 2026, el reglamento no ha vuelto a modificarse. Son las fechas que recoge también la nota informativa de la AEAT.

Los fabricantes de software tenían otro plazo: ofrecer sus productos adaptados en los nueve meses siguientes a la entrada en vigor de la orden técnica (29 de octubre de 2024), es decir, desde finales de julio de 2025. Hasta tu fecha límite corre, además, un periodo de pruebas: si pruebas un programa en modo VERI*FACTU, puedes dejar de enviar registros y volver a otro sistema sin quedarte atado hasta final de año.

Quién está obligado y quién no

Según el artículo 3 del reglamento, están obligados quienes usen un programa para facturar, aunque sea solo en una parte de su actividad, y sean contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades (salvo las entidades totalmente exentas), autónomos y profesionales que tributan en el IRPF por actividades económicas, no residentes con establecimiento permanente en España o entidades en atribución de rentas con actividad económica, como las comunidades de bienes.

La AEAT lo resume en su «regla de los 4 NO». Quedan fuera quienes:

• No usan ningún programa para facturar, por ejemplo, con talonario a mano.
• Están en el SII, el Suministro Inmediato de Información del IVA, de forma obligatoria (grandes empresas con facturación superior a 6 millones de euros, grupos de IVA o inscritos en el REDEME) o voluntaria.
• Tienen su domicilio fiscal en el País Vasco o en Navarra, con normativa propia; en el País Vasco, por ejemplo, TicketBAI.
• Tienen una resolución de la AEAT que les exime (artículo 5 del reglamento).

Canarias, Ceuta y Melilla sí están incluidas. Y da igual que vendas en una tienda física o en internet: si tu tienda online a medida genera las facturas, también es un sistema de facturación.

Verifactu y software a medida: quién firma y quién responde

Esta es la parte clave si tu programa no es de catálogo. El artículo 13 del reglamento atribuye al productor del sistema la obligación de certificar, mediante una declaración responsable, que cumple la ley, el reglamento y la orden técnica. La AEAT lo aplica así a los casos habituales en sus preguntas frecuentes sobre la declaración responsable:

• Software desarrollado por tu empresa para uso propio: también necesita declaración responsable, y la firma tu empresa como productora. Que no lo vendas no te exime.
• Ampliaciones hechas con medios propios (tu personal, o personal contratado o subcontratado que depende de ti): el productor de la ampliación eres tú.
• Un desarrollo que encargas como producto a otra empresa: lo certifica esa empresa, como productora.
• Personalizaciones de un programa comercial hechas por un tercero: no las cubre la declaración del fabricante original; el tercero debe aportar la suya.
• Sistemas con componentes de varias empresas: puede haber tantas declaraciones como componentes afecten al cumplimiento.
• Código abierto: firma quien programa o integra el sistema, y responde también de las partes de código abierto que use.

Hay algo que no se delega: si tu empresa usa un programa sin adaptar, la AEAT indica que la responsabilidad recae en el usuario. Por eso, antes de encargar o modificar un programa de facturación, conviene dejar por escrito en el contrato quién es el productor a efectos del reglamento y quién firma cada declaración.

Sanciones

Las fija el artículo 201 bis de la Ley General Tributaria, añadido por la Ley Antifraude. Son infracciones graves con multas fijas:

• Para quien produce o comercializa programas que permitan alterar registros o llevar contabilidades distintas, o que no cumplan las especificaciones: 150.000 euros por cada ejercicio con ventas y por cada tipo de sistema. Si lo que falta es la certificación, 1.000 euros por cada sistema comercializado sin ella.
• Para quien lo usa: tener un sistema sin certificar estando obligado, o uno certificado que se ha alterado, supone 50.000 euros por ejercicio.

Si el programa es tuyo, reúnes los dos papeles. La ley aclara que quien ya ha sido sancionado como productor no puede serlo además por la tenencia.

Requisitos de Verifactu para el software

Un registro por cada factura, que nunca se edita

El programa debe generar automáticamente un registro de facturación de alta al expedir cada factura, de forma simultánea o inmediatamente antes (artículos 9 y 10 del reglamento). Incluye, entre otros datos, los NIF del emisor y del destinatario, la serie y el número, las fechas, el desglose de bases y cuotas, el importe total, la referencia al registro anterior, la identificación del sistema y de su productor, y el momento exacto de generación.

Si una factura se emitió por error, se genera un registro de anulación, y cualquier corrección se hace con registros posteriores: los originales no se tocan. Esto choca con muchos programas a medida en los que «editar una factura» es cambiar una fila de la base de datos, algo que la AEAT considera que no debe estar permitido.

Encadenamiento y huella

Cada registro incluye los datos del anterior (NIF, serie y número, fecha) y los primeros 64 caracteres de su huella o «hash», de modo que todos forman una cadena única por emisor y sistema (artículo 7 de la orden). La huella se calcula sobre un subconjunto de datos del registro, incluida la huella anterior, con el algoritmo que publica la AEAT (el anexo de la orden recoge SHA-256). Si alguien borra o altera un registro, la cadena se rompe; en modo no VERI*FACTU, el programa tiene que detectarlo y avisar. Cada registro lleva, además, la fecha, la hora y el huso horario de su generación.

Código QR y leyenda en la factura

La factura debe llevar un código QR de entre 30×30 y 40×40 milímetros, según la norma ISO/IEC 18004 y con nivel M de corrección de errores (artículos 20 y 21 de la orden). Contiene una URL de la AEAT con el NIF del emisor, la serie y el número, la fecha y el importe total, para que el cliente pueda cotejarla. En una factura electrónica estructurada basta con incluir esa URL como un campo.

La frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERI*FACTU» solo puede aparecer si el programa envía todos los registros a la AEAT, es decir, en modo VERI*FACTU.

Declaración responsable visible

Debe constar por escrito y de forma visible en el propio programa, en cada versión, y estar a disposición del cliente. La orden fija su contenido, que empieza con el título «DECLARACIÓN RESPONSABLE DEL SISTEMA INFORMÁTICO DE FACTURACIÓN». La AEAT recomienda ubicarla en un menú como «Ayuda» o «Acerca de» y publica ejemplos en su página de información técnica. El productor debe guardar las declaraciones de todas las versiones.

Otros requisitos que se olvidan

• Si varias empresas de un grupo facturan con el mismo programa, los registros de cada una deben estar separados y cumplir los requisitos por separado.
• Todo sistema debe tener capacidad de funcionar como VERI*FACTU, aunque luego se use en el otro modo: la AEAT no admite un programa que solo emita facturas no verificables.

VERI*FACTU o no VERI*FACTU: qué modo conviene

El modo VERI*FACTU se libra de varias obligaciones (artículo 3 de la orden), y en un programa a medida eso significa menos piezas que construir y mantener. A cambio, cada factura depende de un envío a la AEAT que hay que gestionar bien: certificado electrónico, reintentos si falla la conexión y avisos cuando algo queda pendiente.

Adaptar tu programa, cambiarlo o separar la facturación

Si tu empresa ya factura con un programa a medida, tienes tres caminos:

1. Adaptarlo. Tiene sentido cuando la facturación está metida en tus procesos (pedidos, albaranes, cuotas, proyectos) y cambiarla obligaría a rehacer medio programa. Es lo más cómodo para el equipo, pero te convierte en productor, con su declaración responsable.
2. Separar la emisión. Tu programa sigue gestionando todo, pero las facturas las emite un programa de facturación ya adaptado, al que se conecta por API. Ojo: la definición de sistema de facturación del reglamento es amplia, y si tu programa sigue preparando, numerando o guardando facturas puede considerarse parte del sistema. Analízalo con tu asesor antes de dar por hecho que quedas fuera. La parte técnica la explicamos en integración de sistemas y APIs.
3. Cambiarlo por un programa comercial. Si tu programa solo factura, y de forma sencilla, adaptarlo puede no compensar. Lo comparamos en software a medida o software estándar.

Para quien factura poco, la AEAT ofrece además una aplicación básica de facturación gratuita que funciona como VERI*FACTU. Es una opción válida si sus funciones se ajustan a lo que necesitas, pero no se integra con el resto de tus procesos.

Cómo adaptar un programa de facturación a medida: plan de trabajo

1. Haz inventario de todo lo que emite facturas en tu empresa: el ERP, el TPV, la tienda online, un Excel con macros. Cada uno puede ser un sistema de facturación.
2. Decide el modo y quién será el productor a efectos del reglamento, y déjalo por escrito.
3. Cambia el modelo de datos: registros de alta y anulación inalterables, cadena y huella, y rectificativas y anulaciones como registros nuevos, nunca como ediciones.
4. Adapta la plantilla de la factura: QR y, si procede, la leyenda.
5. Implementa el envío o la firma, según el modo, con avisos cuando algo falle.
6. Prueba en el portal de pruebas de la AEAT con los esquemas, las validaciones y los documentos técnicos que publica.
7. Redacta la declaración responsable de cada versión y organiza cómo se versiona y se conserva.
8. Repasa con tu asesor los casos fiscales de tu negocio: regímenes de IVA, simplificadas, rectificativas.

En IA Developers desarrollamos software de gestión y facturación a medida e integraciones entre programas. Si tu programa necesita adaptarse, podemos estudiarlo contigo: qué hay que cambiar, qué modo conviene y qué supone, con el alcance y el presupuesto por escrito. Los criterios fiscales de tu caso, eso sí, déjalos en manos de tu asesor.